Come aprire un call center di successo? Questo strumento rappresenta il fulcro basilare di qualsiasi attività di assistenza clienti ma non è di esclusivo appannaggio di questo tipo di business: telemarketing/teleselling e numeri verdi sono attività altrettanto valide ed importanti che basano la loro esistenza sul contatto telefonico.
I call center non sono utili solo per trovare clienti o per eseguire cold call (operazioni di vendita e chiusura di contratti, N.d.R.) ma consentono a chi vuole investire o divenire un imprenditore di successo di trovare la sua strada lavorando con il pubblico ed a contatto con lo stesso. Essi infatti possono essere aperti in franchising, ovvero rimanendo dipendenti da un brand principale pur sviluppando la propria attività senza ulteriori legami grazie ad investimenti iniziali ben calibrati e pensati. Gli operatori al telefono offerti dai call center sono in fin dei conti i diretti sostituti di quelle persone che qualche anno fa potevano essere trovate dietro gli sportelli: per una persona interessata ad investire questo tipo di agenzie rappresentano la certezza di un guadagno visto che a prescindere dal settore di appartenenza vi è la possibilità di eseguire scelte in grado di abbassare il costo del lavoro.
Capire come aprire un call center in grado di rivelarsi vincente passa senza dubbio attraverso lo studio del mercato nel quale si vuole entrare e delle prospettive da raggiungere le quali, è importante definirlo, cambiano a seconda del tipo di ufficio che si intende aprire.
Tipologie di call center
Se si vuole comprendere davvero come aprire un call center che offra effettive possibilità di guadagno è importante capire quale sia la tipologia più adatta alla propria capacità di investimento ed alle proprie necessità. Ne esistono differenti ed ognuna dotata di diverse possibilità di espansione e ritorno monetario. Esistono anche quelli che vengono definiti “call center da casa” la cui organizzazione differisce da quella classica pur mantenendo per le diverse tipologie lo stesso scopo finale.
Call center inbound
Il call center inbound è una struttura di personale organizzata in modo tale di occuparsi delle chiamate in arrivo: un assistenza clienti capace di rispondere a quelle che possono essere le domande dei clienti, offrire la risoluzione di problemi o offrire aiuto per particolari procedure. E’ la persona in questo caso a chiamare per poter avere spiegazioni ed assistenza e coloro che vi lavorano devono presentare un’ottima predisposizione al cliente ed alla soddisfazione delle sue necessità.
Call center di successo: la chiave è investire bene
Insieme agli help desk aziendali questa tipologia di call center è la più diffusa ed apprezzata. Investire in questo tipo di attività può rivelarsi remunerativo per un imprenditore a patto che venga scelta la giusta fetta di mercato alla quale rivolgersi. In molti casi la vera fortuna di questo tipo di call center è legata ai mandati di cui lo stesso si occuperà: alcune realtà franchising sono infatti in grado di dare ai propri affiliati specifici mandati anche in tal senso.
Help Desk Aziendale
L’Help Desk aziendale è una struttura di assistenza clienti tipica delle grandi aziende: esse si occupano di fornire tramite telefono il servizio che viene loro richiesto dalla clientela. Negli ultimi anni, per risparmiare sui costi sempre più realtà l’hanno delocalizzata rispetto al paese di origine: motivazione per la quale aprire questa tipologia di call center in Italia può risultare più fruttuoso in base alla reazione ed alla fidelizzazione dei clienti. Un help desk aperto nel nostro paese verrà visto con maggiore favore da chi richiede il servizio di assistenza clienti: esso avrà infatti l’impressione di essere compreso in modo più completo.
Di solito i contatti che nascono tra gli help desk e l’azienda principale sono ben retribuiti e validi sul lungo periodo anche se ovviamente in questo caso le regole della “casa madre” sono da considerare imprescindibili e devono essere sempre seguite alla lettera. Per ciò che riguarda il personale vi è la necessità di assumerlo specializzato o formato attraverso corsi specifici che non sempre l’azienda con la quale si lavora fornisce. Esso può rivelarsi un ottimo investimento se si è in grado di approcciare nel modo giusto il recruiting e la formazione delle risorse che potranno contare grazie al successo dell’attività su retribuzioni più che favorevoli.
In questo caso la parola d’ordine è preparazione: più il personale sarà esperto maggiori saranno le possibilità di crescita per l’intera agenzia. Esso deve essere pronto tecnicamente ad affrontare le diverse problematiche che il cliente porrà: la loro risoluzione non solo darà modo al brand di fare una bella figura ma allo stesso call center di solidificare la sua posizione.
Ufficio di segreteria virtuale
Come aprire un call center di successo? Si può optare per l’apertura di un ufficio che si occupi di eseguire del segretariato virtuale: sono molte le realtà nel mondo del lavoro che non hanno un ufficio preposto alla segreteria. Basti pensare ad alcune ditte o ai liberi professionisti che pur necessitando di un simile servizio non hanno la possibilità economica di pagare una persona che lavori 6 ore ogni giorno per loro.
Aprire un call center con le mansioni di ufficio di segreteria virtuale consente di offrire a questa fetta di mercato il prodotto di cui hanno bisogno ad un prezzo competitivo ed alla struttura stessa un buon guadagno dato dal flusso di lavoro accettato. Si tratta di organizzazione che, anche se con un po’ di ritardo, sta avendo successo anche in Italia: per questo motivo investire in questa tipologia di realtà potrebbe risultare estremamente vantaggioso.
In questo caso gli addetti del centro sono chiamati a rispondere al telefono, organizzare con i propri clienti il loro lavoro ed occuparsi della gestione di tutti quei task dei quali si occuperebbe qualsiasi segretaria. Si tratta forse dell’approccio meno canonico a questo tipo di struttura ma senza dubbio uno di quelli che consente una crescita maggiore negli ultimi tempi. I servizi forniti consentono infatti ai professionisti ed alle piccole ditte di risparmiare delle ragguardevoli somme di denaro che vengono investite nel servizio offerto.
Numeri verdi
Se ci si sta interrogando su come aprire un call center è d’uopo prendere in considerazione anche la possibilità di aprirne uno che possa offrirsi come gestore di numero verde per aziende terze. Si tratta comunque di una struttura adibita all’assistenza clienti ma di una tipologia differente rispetto a quella che verrebbe richiesta in un help desk aziendale: i numeri verdi sono ora utilizzati per funzionare da punto di smistamento di problematiche più complesse da passare ad uffici competenti o come mezzo per raccogliere nuovi clienti.
Questo non significa che la preparazione degli operatori debba venire meno, anzi: tra l’altro vi deve essere una forte capacità di relazionarsi con il pubblico e possedere il know how essenziale per la divisione delle criticità nel caso in cui le stesse non possano essere affrontate direttamente dal personale al primo contatto. Il cliente che chiama il numero verde di un’azienda infatti ricorderà molto bene l’esperienza avuta e baserà parte della sua fidelizzazione con la casa madre proprio sull’impressione raccolta nel corso degli scambi.
Motivazione per la quale, anche in questo caso, la preparazione deve essere ineccepibile.
Call center outbound
Per capire come aprire un call center outbound di successo è di primaria importanza comprendere di cosa si tratti. E’ molto semplice: in questo caso le chiamate partono dagli operatori telefonici legati alle aziende che eseguono delle chiamate in uscita verso i clienti o la potenziale clientela. Si tratta della tipologia di struttura che è usata dal telemarketing/teleselling per trovare clienti, o ancora per fare dei sondaggi, dare il benvenuto a chi ha firmato da poco un contratto con l’azienda o ancora chiedere feedback.
Più generalmente però lo scopo dei call center outbound è quello di vendere i prodotti della società alla quale sono legati. Per quanto possa sembrare in alcuni momenti un po’ inflazionato nella presenza, questo tipo di servizio è ancora molto richiesto dalle aziende perché a seconda della sua organizzazione è in grado di migliorare i risultati delle stesse e massimizzare quella che è la qualità della customer experience, ovvero il rapporto tra chi offre i servizi e la sua clientela.
Le risorse da inserire in questo tipo di call center dovranno essere in grado di sapersi rapportare con il pubblico in modo corretto, avere una buona capacità di sopportazione dello stress ed essere in grado di utilizzare software gestionali al fine di stabilire una buona pianificazione delle chiamate da eseguire. Insomma, serve del personale adeguatamente preparato e capace: non si deve incorrere nell’errore, per aprire una struttura di successo, di considerare il lavoro di questi centri come una semplice lista di chiamate in uscita.
E’ importante allo stesso tempo assicurarsi di poter contare su mandati di lavoro al guadagno certo: di solito le varie agenzie puntano a gestire quelli relativi alla telefonia, al gas ed alla fornitura di energia elettrica. Per quando in tal senso i brand offrano molte possibilità è importante verificare quanto sia saturo o meno il mercato nel quale si vuole agire: immettersi in un settore che non offre le adeguate possibilità di guadagno diventa infatti solo uno spreco inutile di risorse. Per essere sicuri di crescere in questa realtà è consigliato fare spazio anche a servizi di tipo differente, spesso inusuali per ciò che riguarda i call center ma remunerativi sul lungo periodo perché relativi ad ambiti non ipersfruttati.
Gli strumenti necessari
Presentando le tipologie di call center vi sono stati alcuni accenni a ciò di cui gli stessi possono necessitare per funzionare in modo adeguato. Quando ci si chiede come aprire un call center che sia in grado di far guadagnare non bisogna dimenticare a quelli che sono gli strumenti necessari per far sì che questa attività possa esistere.
Superate quelle che sono le necessità burocratiche da espletare bisogna pensare a cosa fisicamente può essere utile per aprire un call center, sia esso un segretariato virtuale o una classica “assistenza clienti”.
Prima di tutto gli spazi: vi è bisogno di un luogo fisico dove lavorare a meno che non si punti a creare un call center da casa, ma anche in quel caso specifico per quanto ammortizzati i costi dei locali vi sarà bisogno di organizzarsi in un certo modo per potere ricreare a domicilio quelle che sono le classiche postazioni telefoniche di cui il dipendente necessita per lavorare. Una volta dedicato tempo e risorse alla creazione fisica del call center sarà necessario puntare la propria attenzione su quella che deve essere la dotazione strumentistica. Non devono infatti mancare:
- PC funzionanti (in caso possono essere acquistati usati: l’importante è che consentano di lavorare senza problemi)
- Cuffie e microfono da collegare al PC per consentire al personale di comunicare con la clientela
- Connessione internet a banda larga di buona qualità: è basilare per poter eseguire chiamate voip
- Software gestionale specifico per i call center: quello Sistelia è perfetto per poter gestire completamente la struttura in modo semplice ed intuitivo.
- Personale adeguatamente preparato
Per ciò che riguarda quest’ultimo, come le diverse tipologie di call center indicano, vi è bisogno di assumere risorse preparate ed in caso tale preparazione mancasse essa deve essere fornita o dall’azienda dalla quale si dipende o direttamente dal responsabile del call center. Si tratta di una spesa che verrà poi ammortizzata nel corso dell’attività, grazie al maggiore flusso di affari ottenibile dal personale preparato.
Di solito l’addestramento delle risorse passa per un responsabile dedicato che dovrà essere preparato a prescindere dalla tipologia di call center aperto. Questo tipo di realtà funzionano davvero solo se oltre alla presenza di un buon investimento iniziale, il personale risulta essere valido ed in grado di gestire le richieste. Mettendo da parte le figure dirigenziali che dovranno comunque essere in grado di lavorare con velocità e serietà nel settore che compete loro, la vera forza è rappresentata dagli operatori di front line e quindi da coloro che gestiscono direttamente i rapporti con i clienti.
Il responsabile non solo dovrà assistere all’atto del recruiting per assicurarsi che vengano selezionate le persone giuste ma dovrà spendere in prima linea tutte le sue capacità al fine di preparare un team efficace che sappia, tra l’altro, affrontare il turn over che potrebbe venire a crearsi nel caso in cui gli operatori non riescano a sopportare lo stress, la ripetitività del lavoro o abbiano un approccio troppo leggero alla mansione, considerata da molti temporanea. Dotarsi di un responsabile dell’addestramento del personale si rivela decisivo per formare i propri dipendenti nel modo giusto e nell’aiutarli ad inserirsi nel sistema aziendale. Attenzione: questa figura dovrà occuparsi dell’aggiornamento del personale anche quando lo stesso è già operativo. Questo perché il lavoro all’interno del call center è tutt’altro che statico e vi è bisogno di rimanere costantemente aggiornati sull’evoluzione dei prodotti e dei servizi offerti dalle imprese con le quali si lavora.
L’importanza di un gestionale ben organizzato
Possedere un programma che sia in grado di dare all’operatore ogni servizio di cui necessita diventa basilare per il buon funzionamento di un call center. In particolare il Sistelia Crm System Call Center è un software completo appositamente creato proprio per essere sfruttato al meglio dai team leader e dagli operatori stessi. Esso consente infatti di gestire qualsiasi attività di cui si abbia bisogno a partire dalla creazione di campagne specifiche, arrivando alla gestione dei richiami e delle attività di telemarketing/teleselling passando per l’assegnazione di task per gruppi di operatori, importazione delle liste e la gestione delle chiamate in automatico senza comporre il numero.
Questo gestionale è altresì in grado di dar modo agli operatori di creare campagne telefoniche, email ed sms, rendendo possibile la comunicazione interna tramite una comoda chat. Sempre attraverso di esso è possibile tenere sotto controllo la gestione delle statistiche e dello storico delle attività e molte altre cose accedendo anche da remoto e da smartphone: un software quindi completo ed irrunciabile.
Costi di un call center
I costi di un call center variano a seconda della tipologia dello stesso: a differenti mansioni corrispondono infatti diverse spese fisse sia per per ciò che riguarda i locali e le dotazioni sia per ciò che concerne i permessi per aprire tale attività. Al momento dell’apertura deve essere comunicata in Camera di Commercio la tipologia di “centro telefonico” che si vuole aprire. La consulenza ad esempio è un’attività soggetta alle norme sugli Operatori della Comunicazione mentre in caso di vendita di prodotti è necessario autocertificare al Comune il possesso dei requisiti morali e professionali relativi al commercio senza contare che in ogni caso è necessario iscriversi al R.O.C. (Registro Operatori Comunicazione) entro i 60 giorni dall’inizio dell’attività.
Non è una spesa indifferente anche quella relativa al personale: è stato stabilito per legge che l’operatore di call center non può essere retribuito meno di 0,42 centesimi al minuto, per un totale annuo di oltre 30 mila euro a dipendente. E questo è valido tanto per i numeri verdi quanto per quegli operatori che devono occuparsi di trovare clienti per l’azienda dalla quale dipendono.
Per ottimizzare i costi sono essenzialmente due le opzioni: aprire un call center da casa o in un paese all’estero, sfruttando quelle che sono le migliori condizioni per l’apertura di un’attività. In questo caso vengono ad abbassarsi drasticamente le spese, soprattutto se si sceglie un paese al di fuori dell’Europa. Non solo è infatti conveniente per via del cambio del denaro favorevole ma anche per via di un minor costo della forza lavoro. Si è certo obbligati a comunicare quale sia la vera ubicazione delle postazioni telefoniche dando modo alla persona di poter richiedere del personale in paesi europei o in Italia, ma di sicuro il risparmio per l’imprenditore che vuole investire appare essere notevole.
I paesi più convenienti dove aprire un call center sono la momento la Romania, la Moldovia e l’Albania. Quest’ultima in particolare ha un vantaggio sostanziale legato alla lingua: l’italiano è un idioma parlato correttamente e correntemente da molte persone sia grazie ai flussi migratori sia grazie al boom che dei decenni passati ebbe la televisione, la quale portò i cittadini di questa nazione ad imparare la lingua della penisola. Più in generale la tassazione sulle imprese è inferiore in tutti gli stati sopracitati e non mancano agevolazioni fiscali per chi assume personale locale: una burocrazia più snella e il costo di manodopera e locali inferiore consentono un’espansione maggiore dell’attività di call center rispetto a quello che potrebbe avvenire in Italia.
Se si pensa a come aprire un call center risparmiando sui costi si deve prendere senza dubbio in considerazione l’idea di sfruttare il “telelavoro” e quindi organizzare un call center da casa. In questo caso il lavoro viene svolto da remoto da un operatore che viene formato in base alla tipologia di attività ed al quale viene insegnato a gestire le chiamate inoltrate attraverso un PC o un notebook forniti in comodato d’uso come qualsiasi altro dispositivo possa rivelarsi utile.
Call center in franchising
Pensare a come aprire un call center che abbia successo con il minimo sforzo porta automaticamente a prendere in considerazione l’apertura di un call center in franchising. Cosa significa?
Affidarsi a questa formula di apertura consente all’imprenditore interessato ad avere successo in questo settore di aprire il proprio call center contando su una rete di salvataggio: essa deriva dal fatto di essere legato ad un’azienda madre che non solo provvederà a formare il personale ma che fornirà mandati e clienti qualsiasi formula si scelga tra quelle messe a disposizione. Di solito i franchisor offrono ottime opportunità di apertura di call center outbound ed inbound, provvedendo alla fornitura del proprio software gestionale dedicato con investimenti iniziali spesso minimi rispetto a quelli che si affronterebbero aprendo in proprio.
Ciò a cui l’azienda madre punta è creare una rete di call center che possano crescere e guadagnare portando nuovi flussi di clientela e di soldi. L’agenzia affiliata può contare su tutta una serie di vantaggi che vengono conquistati attraverso un investimento iniziale e dei fee stabiliti in sede contrattuale.
Cosa viene offerto quando si apre un call center in franchising? L’affiliante prima di tutto dà modo all’affiliato di usufruire, oltre che di postazioni telefoniche complete, anche di un server Centrale per la gestione delle chiamate in ingresso ed uscita insieme ad un centralino in grado di dare modo all’imprenditore ed ai suoi dipendenti la capacità di gestire le code in attesa, la distribuzione ACD delle chiamate, fornendo inoltre risponditori automatici, gruppi di squillo e la gestione intelligente delle chiamate.
Nella dotazione messa a disposizione vi sono computer, cuffie e tutti quei dispositivi considerati basilari per poter dare vita ad un help desk o ad un segretariato virtuale. Ancora più importante vengono forniti dalla casa madre i software gestionali che rendono possibile l’effettivo funzionamento del call center e quindi con essi la possibilità di assegnare task per gruppi di operatore, la creazione di campagne da parte del team leader e la gestione di tutte le attività telemarketing/teleselling. O ancora la creazione di campagne sms, di sistemi di comunicazione tra operatori e l’accessibilità del tutto anche da remoto utilizzando in caso di bisogno smartphone e tablet.
E’ punto di forza di ogni proposta di franchising relativa ai call center offrire all’imprenditore intenzionato a divenire parte della sua rete tutti gli impianti necessari al suo funzionamento. Ma ancor più importante, quando si parla di call center outbound o inbound, è l’assistenza che il franchisor fornisce per l’apertura dell’attività. E’ peculiarità del brand principale quella di offrire tutto il supporto operativo al suo affiliato, sia in fase iniziale che di produzione: in questo modo si assicura una crescita dell’agenzia sicura e stabile, a partire dalla progettazione della stessa.
Il tutoraggio da parte di chi offre l’affiliazione spesso si rivela basilare per un ottimo avvio dell’attività: in questo modo l’imprenditore interessato ad avere successo nel settore potrà contare sul supporto di chi conosce bene il know how per raggiungere tale scopo. Il tutor si occuperà di studiare la forma societaria migliore da sfruttare in base alle dimensioni del call center e guiderà l’investitore nelle fasi amministrative, tecniche ed organizzative dell’apertura.
Un ottimo franchisor offre poi un back-office con personale dedicato e preparato per offrire assistenza in tempo reale e sarà di supporto all’imprenditore anche nella fase di recruiting dei lavoratori. Non bisogna dimenticare che la preparazione dei dipendenti nella gestione di un call center è basilare e solo selezionando e preparando in modo serio e consapevole gli stessi si riuscirà nel guadagnare dalla propria attività.
Tutto questo viene di solito offerto, come accade spesso quando si parla di franchising, attraverso due tipi di affiliazione: una che prevede un investimento iniziale senza altri costi mensili ed una che al contrario a fronte di un minore contributo per l’apertura richiede un fee mensile da sostenere.
Mandati di lavoro
I mandati di lavoro rappresentano la base dei call center outbound e si rivelano di conseguenza uno dei fattori più importanti per ottenere un centro operativo fin dal primo giorno. Essi consentono di trovare clienti e concludere contratti con facilità facendo crescere il call center e di conseguenza anche le aziende a cui i mandati sono relativi.
I migliori da sfruttare sono nel settore della telefonia, dell’energia elettrica, del gas e della pay tv attraverso i seguenti brand principali:
- Telecom
- Tim
- Sky
- Mediaset Premium
- Vodafone
- H3G
- Wind
- Enel
- Eni
- Edison.
Questi mandati consentono sia di gestire degli appuntamenti con agenti commerciali dedicati sia di chiudere il contratto direttamente per via telefonica. Chiedendosi come aprire un call center di successo è importante ricordare che i mandati rappresentano uno dei punti fermi da organizzare.
Allo stesso tempo però è importante tenere la mente aperta e non solo scegliere la tipologia di call center che più si adatta alle proprie esigenze ma anche dare la possibilità al proprio outbound di gestire settori che di solito non rientrano tra i principali, come quello turistico ed assicurativo o ancora quello sanitario e aziendale. Il mercato attuale è infatti saturato: riuscire a spaziare nell’azione consente di superare questo problema mettendo a disposizione dell’imprenditore ogni mezzo per poter guadagnare e crescere.
Lo stesso discorso è valido anche per i call center inbound di assistenza al cliente. Dei marchi infatti consentono ad specifici franchisor di affidare ai propri affiliati ordini e servizi di assistenza.
Elenco tipologie di call center
Sistelia offre diverse formulazioni a chi è interessato ad aprire un call center in franchising basate sul numero di operatori da impiegare e sulla tipologia di servizio.
Micro
Questa formula prevede l’apertura di un call center con 2-5 postazioni: si tratta di un buon progetto iniziale per tutti coloro che vogliono lavorare in questo settore. L’investimento è molto contenuto e l’intera struttura è stata appositamente pensata per tenere bassi i costi di gestione: è possibile tramite di essa aprire un call center da casa. I mandati correlati sono di tipo outbound: vendita, Telefonia, Energia, Gas e mandati esclusivi Gruppo Sistelia. Bastano 20 mq di spazio per avviare la propria attività.
Basic
In questo caso la struttura consente un tipo di attività più classica, adatta a chi vuole sviluppare una vera e propria impresa con ridotti investimenti iniziali e costi di gestione senza però peccare in efficacia. Gli operatori necessari vanno dai 6 ai 9 e prevedono mandati di lavoro Outbound, inbound, vendita, servizi di assistenza clienti, Telefonia, Energia, Gas e Mandati esclusivi Gruppo Sistelia. In questo caso lo spazio minimo necessario è pari a 35 mq.
Professional
La soluzione “Professional”, come il nome indica, dà modo di aprire un call center di tipo professionale, dotato di 10-20 operatori che consente all’imprenditore di dare vita ad un’attività produttiva basata su un giusto rapporto tra costi di investimento e risultati. E’ il flusso di chiamate assicurate da minimo 10 postazioni a rappresentare l’asso nella manica in merito alla produttività della struttura stessa. I mandati di lavoro in questo caso sono outbound, inbound, vendita, servizi di assistenza clienti, Telefonia, Energia, Gas e Mandati esclusivi Gruppo Sistelia. In questo caso sono 80 i metri quadrati minimi necessari.
Gold
In questo caso viene offerta la possibilità di aprire un call center di grande produzione che consente la gestione contemporanea di diverse commesse, grazie agli operatori a disposizione che vanno dai 21 ai 60. Si parla di vendita e soluzione inbound in contemporanea e quindi di potenziali servizi di assistenza clienti, segreteria virtuale: un esempio vero e proprio di Call Center Call Blending. La grande produttività è assicurata grazie ad un call center multiservizi che necessita di minimo 150 mq di spazio e che si può basare su mandati di lavoro outbound, inbound, vendita, servizi di assistenza clienti, Telefonia, Energia, Gas e Mandati esclusivi Gruppo Sistelia.
Enterprise
Questa formula mette a disposizione il top delle possibilità in materia di apertura di call center: sono garantite un alto livello di produzione e la possibilità di gestire fino a 10 commesse diverse di vendita e contemporaneamente servizi di call center inbound. Gli operatori necessari sono minino 61 e non vi è limite al loro numero potenziale. I mandati di lavoro sono outbound, inbound, vendita, servizi di assistenza clienti, Telefonia, Energia, Gas e Mandati esclusivi Gruppo Sistelia e sono necessari minimo 300 mq di spazio per iniziare.
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